9 Τακτικές Διαπραγμάτευσης για Καλύτερα Deals

Μια διαπραγμάτευση σπάνια γίνεται δύσκολη επειδή κάποιος δεν βρίσκει την κατάλληλη ατάκα. Συνήθως δυσκολεύει επειδή οι προτεραιότητες δεν είναι ξεκάθαρες, οι υποθέσεις δεν εξετάζονται ή η πίεση οδηγεί κάποιον σε πρόωρες παραχωρήσεις. Οι καλύτερες τακτικές διαπραγμάτευσης σε βοηθούν να παραμένεις προσηλωμένος σε όσα έχουν σημασία, να κατανοείς την πραγματικότητα της άλλης πλευράς και να παίρνεις αποφάσεις που μπορείς να υποστηρίξεις ακόμη και μετά το τέλος της συνάντησης.

Αυτό ισχύει είτε συζητάς ένα σημαντικό συμβόλαιο με πελάτη, τις αποδοχές σου για έναν νέο ρόλο, το εύρος ενός έργου με έναν εσωτερικό συνεργάτη είτε μια δομή προμηθειών. Η καλή διαπραγμάτευση δεν έχει στόχο να επιβληθείς στους άλλους. Είναι μια οργανωμένη συζήτηση που προστατεύει την αξία, τις σχέσεις και την ικανότητά σου να υλοποιήσεις όσα συμφωνήθηκαν.

1. Προετοίμασε τη θέση σου πριν διαμορφώσεις τα επιχειρήματά σου

Πολλοί επαγγελματίες αφιερώνουν τον χρόνο της προετοιμασίας τους στη συλλογή λόγων για τους οποίους δικαιούνται ένα συγκεκριμένο αποτέλεσμα. Αυτό είναι χρήσιμο, αλλά δεν αρκεί. Πριν από τη συζήτηση, καθόρισε το δικό σου πλαίσιο λήψης αποφάσεων.

Προσδιόρισε με σαφήνεια το ιδανικό αποτέλεσμα, το αποδεκτό αποτέλεσμα και το σημείο στο οποίο είναι προτιμότερο να αποχωρήσεις ή να διακόψεις προσωρινά τη συζήτηση παρά να συμφωνήσεις. Εντόπισε επίσης ποια ζητήματα είναι πραγματικά σημαντικά και ποια θα ήταν απλώς επιθυμητά. Η τιμή μπορεί να είναι καθοριστική σε μια διαπραγμάτευση, ενώ σε μια άλλη μεγαλύτερη αξία μπορεί να έχουν το χρονοδιάγραμμα, η ευελιξία, οι όροι πληρωμής, η προβολή, το εύρος εργασιών ή η εξουσία λήψης αποφάσεων.

Αυτή η προετοιμασία σε βοηθά να διατηρείς την ψυχραιμία σου. Όταν η άλλη πλευρά προβάλει μια ισχυρή απαίτηση, είναι λιγότερο πιθανό να αντιδράσεις συναισθηματικά, επειδή γνωρίζεις ήδη τα όρια μιας συμφωνίας που μπορείς να αποδεχτείς.

Για παράδειγμα, ένας επαγγελματίας πωλήσεων που διαπραγματεύεται με μια ομάδα προμηθειών μπορεί να γνωρίζει ότι υπάρχει περιθώριο έκπτωσης, αλλά μόνο εφόσον αλλάξουν αντίστοιχα η διάρκεια της σύμβασης, το πρόγραμμα πληρωμών ή το εύρος της υλοποίησης. Ένας προϊστάμενος που συζητά την κατανομή πόρων με ένα ανώτερο στέλεχος μπορεί να δεχτεί μικρότερο προϋπολογισμό, εφόσον εξασφαλίσει προτεραιότητα στην πρόσβαση σε μια κρίσιμη τεχνική ομάδα. Η σαφήνεια μετατρέπει την παραχώρηση σε ανταλλαγή και όχι σε απώλεια.

2. Κατανόησε τις πιέσεις που αντιμετωπίζει η άλλη πλευρά

Οι πιο αποτελεσματικοί διαπραγματευτές δεν θεωρούν δεδομένο ότι η άλλη πλευρά επιδιώκει μόνο τη χαμηλότερη τιμή ή το μεγαλύτερο δυνατό πλεονέκτημα. Προσπαθούν να κατανοήσουν τις πιέσεις που κρύβονται πίσω από τη δηλωμένη θέση της.

Αναρωτήσου: Για ποια αποτελέσματα λογοδοτούν; Ποιον κίνδυνο προσπαθούν να αποφύγουν; Ποια προθεσμία επηρεάζει τις επιλογές τους; Ποιοι άλλοι πρέπει να εγκρίνουν το αποτέλεσμα; Τι θα τους διευκόλυνε να υποστηρίξουν τη συμφωνία εσωτερικά;

Δεν θα γνωρίζεις πάντα τις απαντήσεις εκ των προτέρων, γι’ αυτό χρησιμοποίησε ουσιαστικές ερωτήσεις κατά τη διάρκεια της συζήτησης. Τα ερωτήματα «Τι θα έπρεπε να ισχύει για να λειτουργήσει αυτή η συμφωνία από τη δική σας πλευρά;» και «Ποιο σημείο της πρότασης προκαλεί τη μεγαλύτερη ανησυχία;» είναι πιο παραγωγικά από την άμεση υπεράσπιση της θέσης σου.

Αυτό δεν σημαίνει ότι πρέπει να αποδέχεσαι κάθε προβληματισμό ως βάσιμο. Σημαίνει ότι συγκεντρώνεις τις πληροφορίες που χρειάζεσαι για να λύσεις το πραγματικό πρόβλημα. Σε σύνθετους οργανισμούς, το άτομο που έχεις απέναντί σου μπορεί να υποστηρίζει την πρότασή σου, αλλά να περιορίζεται από το οικονομικό τμήμα, τη νομική υπηρεσία ή τις λειτουργικές ομάδες, ή από ένα ανώτερο στέλεχος. Αν το αντιμετωπίσεις ως αντίπαλο, μπορεί να χάσεις μια πιθανή διαδρομή προς τη συμφωνία.

3. Ξεκίνα από τα συμφέροντα, όχι από τις απαιτήσεις

Η απαίτηση είναι αυτό που κάποιος δηλώνει ότι θέλει. Το συμφέρον είναι ο λόγος για τον οποίο το θέλει. Αυτή η διάκριση δημιουργεί περιθώρια για καλύτερες συμφωνίες.

Σκέψου έναν πελάτη που λέει: «Η πρότασή σας είναι πολύ ακριβή». Η απαίτηση είναι να μειωθεί η τιμή. Το υποκείμενο συμφέρον μπορεί να είναι ένας σταθερός ετήσιος προϋπολογισμός, η ανησυχία για τον κίνδυνο υλοποίησης, η αβεβαιότητα σχετικά με τα αποτελέσματα ή η ανάγκη για δίκαιη σύγκριση προμηθευτών. Κάθε περίπτωση απαιτεί διαφορετική απάντηση.

Αντί να προσφέρεις αμέσως έκπτωση, διερεύνησε το ζήτημα. Θα μπορούσες να πεις: «Όταν λέτε ότι είναι ακριβή, συγκρίνετε τη συνολική επένδυση, τον χρόνο καταβολής της ή την αξία που περιμένετε να αποφέρει το πρόγραμμα;» Αυτή η ερώτηση επιβραδύνει τη συζήτηση χωρίς να σε κάνει να φαίνεσαι αμυντικός.

Όταν και οι δύο πλευρές μιλούν ανοιχτά για τα συμφέροντά τους, συχνά μπορούν να διαμορφώσουν επιλογές που δεν είχαν εξετάσει αρχικά. Αυτό μπορεί να σημαίνει σταδιακή υλοποίηση, αναθεωρημένο εύρος εργασιών, σαφέστερα κριτήρια επιτυχίας ή μια δέσμευση που μειώνει τον αντιλαμβανόμενο κίνδυνο. Ο στόχος δεν είναι να γίνει κάθε ζήτημα αντικείμενο διαπραγμάτευσης, αλλά να αποφύγεις να διαπραγματεύεσαι χωρίς να γνωρίζεις τι πραγματικά διακυβεύεται.

4. Χρησιμοποίησε ερωτήσεις για να δημιουργήσεις σαφήνεια και εμπιστοσύνη

Οι ερωτήσεις συγκαταλέγονται στις καλύτερες τακτικές διαπραγμάτευσης, επειδή εξυπηρετούν ταυτόχρονα δύο σκοπούς: αποκαλύπτουν πληροφορίες και δείχνουν ψυχραιμία και ηγετική στάση. Υπό πίεση, οι άνθρωποι συχνά μιλούν υπερβολικά. Βιάζονται να δικαιολογηθούν, να πείσουν ή να καλύψουν τη σιωπή. Μια καλά διατυπωμένη ερώτηση αλλάζει τον ρυθμό της συζήτησης.

Χρήσιμες ερωτήσεις είναι οι άμεσες και συγκεκριμένες:

• «Με ποια κριτήρια αξιολογείτε τις διαθέσιμες επιλογές;»
• «Τι θα διευκόλυνε την έγκριση αυτής της απόφασης;»
• «Ποιες είναι οι συνέπειες αν δεν επιλύσουμε το ζήτημα μέχρι τη συγκεκριμένη ημερομηνία;»
• «Ποια στοιχεία είναι αμετακίνητα και πού υπάρχει ευελιξία;»
• «Πώς θα έμοιαζε ένα επιτυχημένο αποτέλεσμα σε έξι μήνες από τώρα;»

Άκουσε την απάντηση χωρίς να προετοιμάζεις βιαστικά το επόμενο αντεπιχείρημά σου. Παρατήρησε τι τονίζεται, τι αποφεύγεται και αν το άτομο που έχει την εξουσία λήψης της απόφασης συμμετέχει πράγματι στη συζήτηση. Για παράδειγμα, σε μια συζήτηση για μισθολογική αύξηση ή προαγωγή, ένας προϊστάμενος μπορεί να σε υποστηρίζει, αλλά να μην μπορεί να αποφασίσει χωρίς τεκμηριωμένη επιχειρηματική αιτιολόγηση. Αν το γνωρίζεις, η επόμενη κίνησή σου αλλάζει: αντί να προσπαθείς να πείσεις, προετοιμάζεις την απαραίτητη τεκμηρίωση.

5. Κάνε προτάσεις υπό όρους, όχι μονομερείς παραχωρήσεις

Μία από τις πιο επιζήμιες συνήθειες στη διαπραγμάτευση είναι να παραχωρείς κάτι ελπίζοντας ότι η άλλη πλευρά θα ανταποκριθεί με καλή διάθεση. Μια παραχώρηση χωρίς όρους μπορεί να δημιουργήσει νέες προσδοκίες και να αποδυναμώσει τη θέση σου.

Αντί γι’ αυτό, σύνδεσε κάθε ουσιαστική υποχώρηση με μια αντίστοιχη προϋπόθεση. «Αν συμφωνήσουμε σε δέσμευση δύο ετών, μπορώ να εξετάσω μια αναθεωρημένη τιμή». «Αν πρέπει να επισπεύσουμε την ημερομηνία έναρξης, θα χρειαστεί να συμφωνήσουμε σε μειωμένο εύρος εργασιών». «Αν αναλάβω αυτή την πρόσθετη ευθύνη, θα ήθελα να συζητήσουμε τον τίτλο και τη δομή αποδοχών που ανταποκρίνονται σε αυτήν».

Η διατύπωση υπό όρους δεν είναι επιθετική. Είναι σαφής. Δείχνει ότι επιδιώκεις ισορροπία και όχι απλώς να επικρατήσεις σε ένα σημείο. Παράλληλα, βοηθά και τις δύο πλευρές να αντιληφθούν τις διαθέσιμες επιλογές.

Υπάρχουν περιπτώσεις όπου μια μικρή χειρονομία καλής θέλησης είναι λογική, ιδιαίτερα όταν η σχέση έχει μακροπρόθεσμο ορίζοντα και το κόστος είναι χαμηλό. Το σημαντικό είναι να επιλέγεις συνειδητά να το κάνεις. Μην συγχέεις την ευελιξία με την έλλειψη ορίων.

6. Στήριξε την αρχική σου πρόταση σε επιχειρήματα, όχι σε εντυπωσιασμούς

Ο πρώτος αξιόπιστος αριθμός, το πρώτο χρονοδιάγραμμα ή η πρώτη πρόταση μπορεί να επηρεάσει το υπόλοιπο της διαπραγμάτευσης. Γι’ αυτό έχει σημασία η αρχική τοποθέτηση (anchoring). Ωστόσο, μια ισχυρή αρχική πρόταση δεν είναι μια ακραία απαίτηση που έχει σχεδιαστεί για να σοκάρει την άλλη πλευρά. Σε σημαντικές εμπορικές συζητήσεις, τέτοιες θεατρικές τακτικές μπορούν να υπονομεύσουν γρήγορα την εμπιστοσύνη.

Στήριξε την πρότασή σου σε στοιχεία: την αξία στην αγορά, τον μετρήσιμο επιχειρηματικό αντίκτυπο, τις συγκρίσιμες αρμοδιότητες, το κόστος υλοποίησης, τη μείωση κινδύνου ή την αξία ενός σαφώς προσδιορισμένου αποτελέσματος. Αν συζητάς τις αποδοχές σου, σύνδεσε το αίτημά σου με τη διευρυμένη ευθύνη, τα αποτελέσματα που έχεις επιτύχει και την αξία του ρόλου. Αν διαπραγματεύεσαι μια συνεργασία με πελάτη, εξήγησε τι περιλαμβάνει η επένδυση και ποιο εμπορικό πρόβλημα έχει σχεδιαστεί να επιλύσει.

Διατύπωσε την πρότασή σου καθαρά και, στη συνέχεια, σταμάτησε να μιλάς. Πολλοί αποδυναμώνουν μια αποτελεσματική αρχική τοποθέτηση συνεχίζοντας να μιλούν, προσθέτοντας περιττές εκπτώσεις, επιφυλάξεις ή απολογίες. Η σιωπή μπορεί να προκαλεί αμηχανία, αλλά δίνει στον συνομιλητή χώρο να απαντήσει και δείχνει ότι το αίτημά σου είναι μελετημένο.

7. Διαχώρισε τους ανθρώπους από το πρόβλημα

Οι διαπραγματεύσεις γίνονται μη παραγωγικές όταν μια διαφωνία για τους όρους μετατρέπεται σε κρίση για τον χαρακτήρα κάποιου. Ένα άτομο που πιέζει έντονα δεν είναι απαραίτητα παράλογο. Κάποιος που ζητά περισσότερες πληροφορίες δεν προσπαθεί κατ’ ανάγκη να καθυστερήσει τη διαδικασία. Και κάποιος που λέει «όχι» μπορεί να προστατεύει έναν πραγματικό περιορισμό.

Κράτησε τη συζήτηση εστιασμένη στο ζήτημα: το εύρος εργασιών, το χρονοδιάγραμμα, το επίπεδο κινδύνου, τον προϋπολογισμό ή τις προσδοκίες απόδοσης. Αναγνώρισε την ένταση χωρίς να προσωποποιείς τη διαφωνία. Το «Φαίνεται ότι έχουμε διαφορετική άποψη για το επίπεδο υποστήριξης που απαιτείται για αυτή την προθεσμία» είναι πιο χρήσιμο από το «Είσαι παράλογος».

Αυτή η προσέγγιση έχει ιδιαίτερη σημασία για τους ηγέτες που διαπραγματεύονται εσωτερικά. Μπορεί να χρειαστείς την υποστήριξη του ίδιου συναδέλφου το επόμενο τρίμηνο, ακόμη κι αν σήμερα διαφωνείτε έντονα. Η προστασία της σχέσης δεν σημαίνει ότι αποφεύγεις τις δύσκολες συζητήσεις. Σημαίνει ότι τις χειρίζεσαι με ακρίβεια και σεβασμό.

8. Γνώριζε πότε είναι προτιμότερο να κάνεις μια παύση

Δεν χρειάζεται να ολοκληρώνεται κάθε διαπραγμάτευση σε μία συνάντηση. Αν προκύψουν νέες πληροφορίες, αυξηθεί η ένταση ή η προτεινόμενη συμφωνία ξεπερνά την εξουσία σου, η προσωρινή διακοπή είναι συχνά ένδειξη ορθής κρίσης και όχι αδυναμίας.

Μπορείς να πεις: «Θέλω να το εξετάσω προσεκτικά πριν απαντήσω» ή «Έχουμε σημειώσει πρόοδο, αλλά χρειάζεται να επιβεβαιώσω τις λειτουργικές επιπτώσεις πριν οριστικοποιήσουμε τη συμφωνία». Η παύση αποτρέπει μια παρορμητική δέσμευση και σου δίνει χρόνο να συμβουλευτείς τα εμπλεκόμενα μέρη, να ελέγξεις τις παραδοχές σου και να επιστρέψεις με ισχυρότερη πρόταση.

Χρησιμοποίησε αυτή την τακτική με μέτρο. Οι επαναλαμβανόμενες καθυστερήσεις μπορούν να υπονομεύσουν τη δυναμική και την εμπιστοσύνη. Η καλύτερη πρακτική είναι να συμφωνείτε ακριβώς τι θα επανεξεταστεί, ποιοι θα συμμετάσχουν και πότε θα επανέλθετε στη συζήτηση.

9. Ολοκλήρωσε τη συζήτηση με σαφείς δεσμεύσεις

Μια θετική συνάντηση δεν σημαίνει απαραίτητα ότι έχει επιτευχθεί συμφωνία. Πριν ολοκληρώσετε τη συζήτηση, επιβεβαίωσε τις πρακτικές λεπτομέρειες: τι έχει συμφωνηθεί, τι παραμένει ανοιχτό, ποιος αναλαμβάνει κάθε ενέργεια και πότε θα ληφθεί η επόμενη απόφαση.

Κατέγραψε τα βασικά σημεία γραπτώς σύντομα μετά τη συνάντηση, ιδιαίτερα όταν αφορούν το εύρος εργασιών, τα χρήματα, τα χρονοδιαγράμματα ή τις αρμοδιότητες. Αυτό δεν είναι γραφειοκρατία. Προστατεύει την κοινή κατανόηση και μειώνει την πιθανότητα ο αρχικός ενθουσιασμός να μετατραπεί αργότερα σε σύγχυση.

Για τους ηγέτες, αυτή είναι και μια συνήθεια που ενισχύει την αξιοπιστία. Οι ομάδες παρατηρούν αν οι συμφωνίες οδηγούν σε υλοποίηση. Για τους επαγγελματίες πωλήσεων, αυτή είναι η διαφορά ανάμεσα σε μια πολλά υποσχόμενη συζήτηση και μια κατάλληλα αξιολογημένη εμπορική ευκαιρία με πραγματική προοπτική εξέλιξης.

Την επόμενη φορά που θα μπεις σε μια διαπραγμάτευση, αντιστάσου στην παρόρμηση να αναζητήσεις την τέλεια φράση. Προετοίμασε τα όριά σου, κάνε καλύτερες ερωτήσεις και διαμόρφωσε συνειδητές ανταλλαγές. Η αυτοπεποίθηση ενισχύεται όταν καταλαβαίνεις ότι δεν χρειάζεται να ελέγχεις κάθε αντίδραση· χρειάζεται να παραμένεις ξεκάθαρος, περίεργος και προσηλωμένος στον στόχο όταν η συζήτηση έχει πραγματική σημασία.