Leadership Coaching για Νέους Managers: Αυτοπεποίθηση, Σαφήνεια και Accountability

Οι πρώτες εβδομάδες μετά από μια προαγωγή μπορεί να είναι παραπλανητικά δύσκολες. Ένας engineer, salesperson, project lead ή technical specialist με υψηλή απόδοση καλείται ξαφνικά να φέρνει αποτελέσματα μέσα από άλλους ανθρώπους. Οι συνήθειες που του έφεραν αναγνώριση, όπως το να λύνει γρήγορα προβλήματα, να γνωρίζει τις λεπτομέρειες και να είναι προσωπικά αξιόπιστος, μπορεί πλέον να μην αρκούν. Το Leadership Coaching για νέους Managers δημιουργεί τον χώρο ώστε αυτή η μετάβαση να γίνει συνειδητά, πριν η πίεση μετατρέψει ικανούς ανθρώπους σε managers που κάνουν micromanagement ή, αντίθετα, σε managers που απομακρύνονται υπερβολικά από την ομάδα τους.

Δεν πρόκειται για το να δώσεις σε έναν νέο Manager ένα γενικό μοντέλο ηγεσίας και να ελπίζεις ότι θα το εφαρμόσει. Πρόκειται για την ενίσχυση της κρίσης του στις καταστάσεις που πραγματικά καθορίζουν την αξιοπιστία του: μια δύσκολη one-to-one συζήτηση, ένας άνθρωπος της ομάδας που δεν αποδίδει, ανταγωνιστικές προτεραιότητες, ένας εμπορικός στόχος που δεν επιτεύχθηκε ή μια απόφαση που πρέπει να παρθεί χωρίς να υπάρχουν όλες οι πληροφορίες.

Η πραγματική μετάβαση είναι από Expert σε Leader

Οι νέοι Managers συνήθως προάγονται επειδή έχουν αποδείξει την τεχνογνωσία, τη δέσμευση και την ικανότητά τους να φέρνουν αποτελέσματα. Στη συνέχεια, ο οργανισμός τούς ζητά να ηγηθούν ανθρώπων που μπορεί να έχουν διαφορετικές δυνατότητες, κίνητρα και τρόπους εργασίας. Πρόκειται για μια σημαντική αλλαγή στον ρόλο, την επαγγελματική ταυτότητα και την καθημερινή συμπεριφορά.

Η πρόκληση δεν είναι απλώς να μάθουν να αναθέτουν αρμοδιότητες. Είναι να μάθουν πότε χρειάζεται να παρέμβουν, πότε να κάνουν ερωτήσεις και πότε να αφήσουν κάποιον άλλο να βρει τη λύση σε ένα πρόβλημα. Ένας Manager που συνεχίζει να λύνει ο ίδιος τα περισσότερα προβλήματα της ομάδας μπορεί τελικά να γίνει σημείο συμφόρησης για την ίδια την ομάδα. Ένας Manager που αποσύρεται πολύ γρήγορα μπορεί να αφήσει τους ανθρώπους χωρίς ξεκάθαρα standards, προτεραιότητες ή υποστήριξη.

Το αποτελεσματικό coaching βοηθά έναν νέο leader να βρει αυτή την ισορροπία. Μαθαίνει να διατηρεί υψηλές προσδοκίες χωρίς να ελέγχει κάθε λεπτομέρεια, να δίνει κατεύθυνση χωρίς να αφαιρεί την ευθύνη από τους άλλους και να παραμένει προσηλωμένος στους εμπορικούς στόχους χωρίς να αντιμετωπίζει τους ανθρώπους απλώς ως πόρους προς διαχείριση.

Αυτή η μετάβαση είναι ιδιαίτερα απαιτητική σε τεχνικές και αναπτυσσόμενες επιχειρήσεις. Ο ρυθμός είναι υψηλός, οι αποφάσεις έχουν συνέπειες και οι Managers μπορεί να ηγούνται ανθρώπων που ήταν προηγουμένως συνάδελφοί τους, ενώ παράλληλα εξακολουθούν να έχουν και ατομικές ευθύνες. Το coaching προσφέρει ένα ασφαλές και εμπιστευτικό περιβάλλον για να εξετάσουν αυτές τις εντάσεις με ειλικρίνεια και να μετατρέψουν τον αναστοχασμό σε πρακτική δράση.

Τι πρέπει να καλύπτει το Leadership Coaching για νέους Managers

Οι πιο αποτελεσματικές coaching συνεργασίες ξεκινούν από την πραγματικότητα του ρόλου του Manager και όχι από ένα προκαθορισμένο πρόγραμμα. Ένας νέος sales manager μπορεί να χρειάζεται να βελτιώσει τις συζητήσεις γύρω από το pipeline και να δημιουργήσει έναν σταθερό ρυθμό υπευθυνότητας. Ένας technical manager μπορεί να χρειάζεται να ηγηθεί across functions, να εξηγεί σύνθετα trade-offs και να χτίσει εμπιστοσύνη με stakeholders εκτός του δικού του αντικειμένου. Ένας founder που έχει προσλάβει την πρώτη του ομάδα μπορεί να χρειάζεται να σταματήσει να παίρνει κάθε απόφαση μόνος του.

Διαφορετικές καταστάσεις απαιτούν διαφορετική έμφαση, όμως υπάρχουν ορισμένες ικανότητες που έχουν σταθερά σημασία.

Σαφήνεια ως προς τον ρόλο, την αρμοδιότητα και τις προτεραιότητες

Οι νέοι Managers μπορεί να αισθάνονται υπεύθυνοι για τα πάντα, χωρίς να είναι ξεκάθαρο για ποια αποτελέσματα λογοδοτούν πραγματικά. Το coaching τους βοηθά να καθορίσουν ποια αποτελέσματα έχουν τη μεγαλύτερη σημασία, ποιες αποφάσεις ανήκουν σε εκείνους και ποια είναι τα όρια της αρμοδιότητάς τους. Αυτή η σαφήνεια κάνει την ανάθεση αρμοδιοτήτων, την κλιμάκωση θεμάτων και την επικοινωνία πιο συνεπή.

Παράλληλα, αναδεικνύει ένα συνηθισμένο πρόβλημα: το να μπερδεύεται η δραστηριότητα με την ηγεσία. Ένα γεμάτο ημερολόγιο δεν σημαίνει απαραίτητα ότι ένας Manager δημιουργεί πρόοδο. Ένας coach μπορεί να τον βοηθήσει να ξεχωρίσει την επείγουσα καθημερινή λειτουργία από τις συζητήσεις, τις αποφάσεις και τον σχεδιασμό που πραγματικά βελτιώνουν την απόδοση της ομάδας.

Αξιόπιστη επικοινωνία υπό πίεση

Η επικοινωνία ενός Manager δεν αφορά μόνο το να παρουσιάζει σωστά μια άποψη. Περιλαμβάνει το να θέτει προσδοκίες, να λέει όχι, να αμφισβητεί παραδοχές, να δίνει feedback και να εξηγεί μια δύσκολη απόφαση χωρίς να γίνεται αμυντικός.

Οι νέοι Managers συχνά αποφεύγουν τις άμεσες συζητήσεις επειδή θέλουν να διατηρήσουν καλές σχέσεις, ιδιαίτερα όταν διαχειρίζονται ανθρώπους που μέχρι πρόσφατα ήταν συνάδελφοί τους. Ωστόσο, το ασαφές feedback και οι ασαφείς προσδοκίες τείνουν να βλάπτουν την εμπιστοσύνη περισσότερο από μια ειλικρινή και ταυτόχρονα με σεβασμό συζήτηση. Το coaching επιτρέπει στους Managers να προετοιμαστούν για αυτές τις στιγμές, να δοκιμάσουν διαφορετικές διατυπώσεις, να προβλέψουν πιθανές αντιδράσεις και στη συνέχεια να αξιολογήσουν τι συνέβη.

Ο στόχος δεν είναι ένα προκαθορισμένο management style. Είναι η αυτοπεποίθηση να είσαι ξεκάθαρος, ψύχραιμος και δίκαιος όταν τα πράγματα έχουν μεγάλη σημασία.

Ανάθεση που αναπτύσσει τους ανθρώπους

Η ανάθεση αρμοδιοτήτων συχνά παρουσιάζεται ως μια τεχνική καλύτερης διαχείρισης του χρόνου. Αυτό είναι υπερβολικά περιοριστικό. Όταν γίνεται σωστά, είναι ένας από τους βασικούς τρόπους με τους οποίους ένας Manager αναπτύσσει τις δυνατότητες της ομάδας, ενισχύει την ανάληψη ευθύνης και απελευθερώνει χρόνο για εργασία μεγαλύτερης αξίας.

Μια χρήσιμη coaching συζήτηση εξετάζει τι δυσκολεύει τον Manager να αφήσει κάτι στα χέρια κάποιου άλλου και γιατί. Μερικές φορές το ζήτημα είναι η τελειομανία. Άλλες φορές είναι η έλλειψη εμπιστοσύνης, οι ασαφείς διαδικασίες ή ένα μέλος της ομάδας που δεν έχει ακόμη λάβει αρκετό context. Η αντιμετώπιση πρέπει να ταιριάζει στην αιτία. Το να πεις απλώς σε έναν Manager να αναθέτει περισσότερα μπορεί να δημιουργήσει ρίσκο, αν δεν έχουν καθοριστεί ξεκάθαρα η εργασία, η υποστήριξη ή τα δικαιώματα λήψης αποφάσεων.

Απόδοση και υπευθυνότητα

Οι Managers χρειάζονται έναν πρακτικό τρόπο να μετατρέπουν τους στόχους σε συνεπή εκτέλεση. Αυτό σημαίνει να συμφωνούν στο τι σημαίνει «καλή απόδοση», να παρακολουθούν τακτικά την πρόοδο και να αντιμετωπίζουν έγκαιρα τις αποκλίσεις. Στις εμπορικές ομάδες μπορεί να περιλαμβάνει μεγαλύτερη πειθαρχία στη διαχείριση του pipeline, καλύτερη στρατηγική ανά opportunity και συστηματικό follow-through μετά τις συζητήσεις με πελάτες. Σε operational ομάδες μπορεί να σημαίνει ξεκάθαρες προτεραιότητες, καταγραφή αποφάσεων ή πιο αποτελεσματικά handoffs.

Το coaching υποστηρίζει τον Manager στο να δημιουργήσει έναν σταθερό ρυθμό υπευθυνότητας που είναι απαιτητικός χωρίς να γίνεται τιμωρητικός. Οι άνθρωποι πρέπει να γνωρίζουν τι αναμένεται από αυτούς, πώς θα αξιολογείται η πρόοδός τους και πού μπορούν να βρουν υποστήριξη. Η υπευθυνότητα λειτουργεί καλύτερα όταν συνοδεύεται από context, εμπιστοσύνη και έγκαιρο feedback.

Μια πρακτική διαδικασία coaching

Το coaching είναι πιο χρήσιμο όταν συνδέει την αυτογνωσία με συγκεκριμένες αλλαγές στη συμπεριφορά και μετρήσιμα αποτελέσματα. Η επίγνωση από μόνη της σπάνια αλλάζει τον τρόπο με τον οποίο κάποιος ηγείται ένα φορτωμένο απόγευμα Τρίτης.

Μια δομημένη διαδικασία συνήθως ξεκινά με την κατανόηση της σημερινής πραγματικότητας του Manager. Τι λειτουργεί καλά; Πού χάνει χρόνο, αυτοπεποίθηση ή επιρροή; Ποια αποτελέσματα χρειάζεται η επιχείρηση από την ομάδα μέσα στο επόμενο τρίμηνο; Η οπτική ενός ανώτερου στελέχους, συναδέλφων ή άμεσων συνεργατών μπορεί να προσθέσει πολύτιμη προοπτική, αρκεί να είναι ξεκάθαρος ο σκοπός και το πλαίσιο εμπιστευτικότητας.

Στη συνέχεια, ο coach και ο Manager επιλέγουν έναν μικρό αριθμό προτεραιοτήτων. Η προσπάθεια να βελτιωθούν όλες οι ηγετικές δεξιότητες ταυτόχρονα σπάνια είναι αποτελεσματική. Ένας Manager μπορεί να επικεντρωθεί στη διεξαγωγή καλύτερων one-to-ones και στην ανάθεση της ευθύνης για projects. Ένας άλλος μπορεί να δουλέψει πάνω στη λήψη αποφάσεων, το stakeholder alignment και την άμεση αντιμετώπιση θεμάτων απόδοσης.

Κάθε συνεδρία θα πρέπει να οδηγεί σε εφαρμογή στην πράξη. Αυτό μπορεί να σημαίνει προετοιμασία για μια σημαντική συζήτηση, σχεδιασμό ενός team meeting, ανασκόπηση μιας διαπραγμάτευσης ή αξιολόγηση μιας απόφασης αφού γίνει γνωστό το αποτέλεσμα. Μεταξύ των sessions, ο Manager εφαρμόζει μια συγκεκριμένη συμπεριφορά και παρατηρεί το αποτέλεσμα. Η επόμενη συζήτηση, επομένως, προχωρά πέρα από την πρόθεση: Τι έκανες; Τι αντίδραση προκάλεσε; Τι θα αλλάξεις;

Οι ανασκοπήσεις της προόδου διατηρούν τη σύνδεση του coaching με την επιχειρηματική απόδοση. Ανάλογα με τον ρόλο, τα στοιχεία μπορεί να περιλαμβάνουν καλύτερη διατήρηση ανθρώπων, πιο προβλέψιμο pipeline, καλύτερη υλοποίηση των προτεραιοτήτων, ισχυρότερες σχέσεις μεταξύ διαφορετικών ομάδων ή λιγότερη ανάγκη για escalation προς senior leaders. Δεν μπορούν όλα τα αποτελέσματα της ηγεσίας να αποτυπωθούν σε ένα dashboard, όμως το coaching θα πρέπει και πάλι να οδηγεί σε ορατές αλλαγές στη συμπεριφορά και στον αντίκτυπο.

Τι μπορούν να κάνουν οι οργανισμοί για να υποστηρίξουν τους νέους Managers

Το coaching έχει μεγαλύτερη αξία όταν ο οργανισμός ενισχύει τις συνθήκες που επιτρέπουν την καλή διοίκηση ανθρώπων. Οι senior leaders χρειάζεται να είναι ξεκάθαροι σχετικά με το τι απαιτεί ο ρόλος και να αποφεύγουν να επιβραβεύουν μόνο την ατομική απόδοση όταν κάποιος αναλαμβάνει πλέον ηγετικό ρόλο.

Βοηθά επίσης να δίνεται στους νέους Managers ο χώρος να μάθουν. Θα πάρουν αποφάσεις που εκ των υστέρων θα μπορούσαν να είχαν αντιμετωπιστεί διαφορετικά. Η σωστή αντίδραση δεν είναι ούτε να σπεύσουμε αμέσως να τους «σώσουμε» ούτε να τους αφήσουμε χωρίς υποστήριξη. Μια εποικοδομητική ανασκόπηση καλλιεργεί την κρίση τους· η δημόσια διόρθωση και η συνεχής αμφισβήτηση των αποφάσεών τους την αποδυναμώνουν.

Οι οργανισμοί θα πρέπει επίσης να εξετάζουν το timing. Η υποστήριξη είναι πιο αποτελεσματική νωρίς στη μετάβαση, όταν οι νέες συνήθειες ακόμη διαμορφώνονται, όμως δεν θα πρέπει να τελειώνει μετά από ένα μόνο workshop. Ένας Manager μπορεί να κατανοεί θεωρητικά το feedback και παρ’ όλα αυτά να δυσκολεύεται να το εφαρμόσει έξι εβδομάδες αργότερα, όταν χρειάζεται να αντιμετωπίσει έναν σημαντικό αλλά χαμηλής απόδοσης άνθρωπο της ομάδας. Το ongoing coaching προσφέρει συνέχεια μέσα σε αυτές τις πραγματικές καταστάσεις.

Υπάρχει, ωστόσο, ένα trade-off που χρειάζεται να διαχειριστεί ο οργανισμός. Το individual coaching είναι εξατομικευμένο και εμπιστευτικό, όμως δεν υποκαθιστά τα ξεκάθαρα συστήματα, τα λογικά workloads ή την ικανή senior ηγεσία. Τα group programs μπορούν να δημιουργήσουν μια κοινή γλώσσα γύρω από το management, ενώ το one-to-one coaching μπορεί να αντιμετωπίσει προσωπικά μοτίβα και προκλήσεις που σχετίζονται με τον συγκεκριμένο ρόλο και τις οποίες η ομαδική εκπαίδευση δεν μπορεί να καλύψει πλήρως. Πολλές αναπτυσσόμενες επιχειρήσεις ωφελούνται από τον συνδυασμό και των δύο.

Επιλέγοντας τη σωστή coaching συνεργασία

Οι νέοι Managers χρειάζονται κάτι περισσότερο από ενθάρρυνση. Χρειάζονται έναν άνθρωπο με τον οποίο μπορούν να σκεφτούν, που ακούει προσεκτικά, αμφισβητεί τις παραδοχές τους και επαναφέρει τη συζήτηση στην πράξη. Η σχέση χρειάζεται να δημιουργεί ψυχολογική ασφάλεια, όμως αυτό δεν σημαίνει να είναι «άνετη» με την έννοια ότι αποφεύγει τις δύσκολες αλήθειες.

Ένας χρήσιμος coach κάνει ερωτήσεις που βοηθούν τον Manager να σκέφτεται καλύτερα: Ποιο αποτέλεσμα προσπαθείς να δημιουργήσεις; Τι υποθέτεις για αυτό το άτομο; Ποια συζήτηση αποφεύγεις; Πώς θα έμοιαζε εδώ μια ηγεσία με ξεκάθαρη ευθύνη; Σε ορισμένες περιπτώσεις, είναι επίσης χρήσιμη η πρακτική καθοδήγηση, ιδιαίτερα όταν ένας Manager χρειάζεται να προετοιμαστεί για μια επείγουσα συζήτηση ή να δημιουργήσει έναν αποτελεσματικό ρυθμό λειτουργίας για την ομάδα.

Η Tom Salley Coaching προσεγγίζει αυτή τη δουλειά συνδέοντας το reflective coaching με τις εμπορικές πραγματικότητες που αντιμετωπίζουν οι leaders. Η έμφαση δεν είναι στο να υιοθετεί κάποιος τη σωστή «γλώσσα» της ηγεσίας. Είναι στο να παίρνει καλύτερες αποφάσεις, να χτίζει πιο δυνατές σχέσεις και να δημιουργεί τις συνθήκες για σταθερά υψηλή απόδοση της ομάδας.

Ένας νέος Manager δεν χρειάζεται να έχει όλες τις απαντήσεις. Χρειάζεται όμως τη διάθεση να κάνει μια παύση, να θέτει καλύτερες ερωτήσεις και να ενεργεί με μεγαλύτερη σαφήνεια. Εκεί είναι που οι άνθρωποι που μέχρι τώρα είχαν κυρίως ατομική ευθύνη αρχίζουν να γίνονται leaders στους οποίους μπορούν να βασιστούν οι άλλοι.